Para una agencia de azafatas, entender y aplicar correctamente el protocolo en la organización de eventos y congresos es clave para garantizar su éxito y la satisfacción de los asistentes. Es por eso que, a continuación te compartimos algunas reglas y tipos de protocolos que hay que seguir en los eventos para asegurar su éxito.
Tipo de protocolos
1. Planificación y organización preliminar
- Definición de objetivos: Cada evento debe tener objetivos claros y medibles a un corto/medio plazo. Esto guiará todas las decisiones futuras tanto para el cliente como para la agencia de azafatas.
- Selección de fecha y lugar: Considera la disponibilidad de los invitados y elige un lugar adecuado para el tipo y tamaño del evento.
- Presupuesto: Establece un presupuesto detallado y esquematizado de todo lo que conlleva la organización del evento y procura ser lo más fiel a él posible.
2. Invitaciones y lista de invitados
- Clasificación de invitados: Ordena los invitados según su importancia protocolar y relación con el evento.
- Envío de invitaciones: Hazlo con suficiente antelación y considera las normas protocolares para la formulación de estas.
3. Protocolo durante el evento
- Recepción de invitados: Aquí llegamos a uno de los tipos de protocolos que hay que seguir en los eventos y que es de mayor importancia. Asegúrate de tener un equipo que reciba a los invitados según llegan, guiándolos a sus asientos o al área de recepción, así como solucionándole cualquier problema que pueda ocurrir.
- Acomodación y seating: Sigue un plan de acomodación que respete las jerarquías y relaciones entre los asistentes en función del tipo de evento. Esto quiere una gran organización y coordinación entre todo el equipo. En eventos más formales, esto es crucial para el buen desarrollo del congreso.
4. Ceremonia y actos protocolares
- Orden de intervenciones: Establece un orden de los discursos y actividades, respetando la jerarquía y el rol de los participantes.
- Manejo de símbolos y banderas: Conoce y aplica las reglas para el correcto despliegue y ubicación de símbolos nacionales o corporativos.
5. Comunicación y lenguaje
- Lenguaje corporal y vestimenta: Instruye a tu equipo sobre la importancia del lenguaje corporal apropiado y el código de vestimenta.
- Protocolo de comunicación: Usa el título y forma de trato adecuados al dirigirte a los invitados, especialmente en correspondencia y durante el evento.
6. Seguridad y emergencias
- Plan de seguridad: Ten un plan de seguridad que incluya rutas de evacuación, puntos de encuentro, y personal de seguridad. Este sería uno de los tipos de protocolos que hay que seguir en los eventos con los que se suele tener mayor cuidado, ya que en cualquier caso de incidencia deberemos saber que hacer.
- Manejo de emergencias: Prepara un protocolo para el manejo de emergencias, asegurando que todo el personal esté debidamente informado.
7. Post-evento y agradecimientos
- Ceremonia de clausura: Organiza una clausura formal si el evento lo requiere, agradeciendo a los asistentes su presencia.
- Seguimiento Post-Evento: Envía agradecimientos a los invitados y realiza una evaluación del evento para identificar áreas de mejora para los próximos. De esta forma se puede completar con todos tipos de protocolos que hay que seguir en los eventos.
Protocolos en Azafatas Alhambra
Los eventos exitosos son el resultado de una planificación cuidadosa y y una gran observación de los protocolos adecuados en todas las etapas. Desde el recibimiento hasta la despedida, cada aspecto del evento debe estar diseñado para brindar una experiencia memorable y satisfactoria para los asistentes. Al seguir los tipos de protocolos mencionados anteriormente, los organizadores pueden garantizar que su evento se desarrolle sin problemas y cumpla con las expectativas de todos los involucrados.
En resumen, el protocolo en los eventos es como el hilo conductor que garantiza que todo funcione bien, desde la llegada de los invitados hasta el fin del evento. Mantener un alto estándar de protocolo no solo mejora la experiencia de los asistentes, sino que también refleja positivamente la imagen y la reputación del organizador del evento. ¿Y tú, conoces ya todos los tipos de protocolos que hay que seguir en los eventos?
En Azafatas Alhambra conocemos bien todos estos protocolos, para asegurarnos de que tu evento sea todo un éxito. Contacta ya con nosotros y lleva tu evento al siguiente nivel.